Langkah - langkah dalam Penyusunan SOP
A.
Penulisan SOP
Dalam
pembuatan SOP perlu adanya langkah – langkah dalam menyusun SOP tersebut, agar
tidak rancu dan jelas. Standart Operating
Procedure (SOP) dapat dikatakan baik jika semua yang tertulis di dalamya
dapat dibaca dan dimengerti oleh setiap orang yang menggunakannya. Oleh sebab
itu diperlukan suatu cara yang benar dalam pembuatan Standart Operating Procedure. Berikut cara efektif dalam membuat Standart Operating Procedur:
1. Menuliskan
setiap tahapan proses pada suatu prosedure dalam kalimat yang pendek. Kalimat yang panjang
lebih susah dimengerti.
2. Menuliskan
setiap tahapan proses pada susatu prosedure dalam bentuk kalimat perintah.
Kalimat perintah menunjukkan langsung apa yang harus dilakukan.
3. Mengkomunikasikan
dengan jelas setiap kata yang digunakan pada suatu prosedure.
4. Menggunakan
istilah – istilah atau singkatan yang memang sudah umum digunakan dalam
kegiatan sehari-hari.
Pembuatan
Standart Operating Procedure harus
dengan format yang konsisten dan sehingga pihak yang menggunakan menjadi
terbiasa dan mudah memahami Standart
Operating Procedure yang dimaksud. Berikut susunan isi Standart Operating Procedure (Tricker, 2005):
1. Lembar
Data Dokumen (Document Data Sheet)
Berisi
tentang semua informasi yang mewakili dokumen itu sendiri antara lain nama
dokumen, siapa yamg membuat, kapan dokumen disetujui, siapa yang menyetujui,
ringkasan dari isi dokumen, dll.
2. Tujuan
dan Ruang Lingkup
Berisi
tentang penjelasan tujuan dibuatnya dan alasan mengapa prosedur tersebut
dibutuhkan serta penjelasan batasan-batasan dan area pembahasan prosedur yang
dibuat.
3. Prosedur
Prosedur
merupakan bagian utama dari dokumen. Prosedur yang dibuat merupakan gambaran
dari suatu yang menjelaskan dengan detail setiap urutan prosesnya. Form yang
digunakan pada suatu proses juga dijelaskan.
4. Tugas
dan Tanggung Jawab
Berisi
tentang tugas dan tanggung jawab masing-masing pihak yang terkait dalam suatu
proses.
Sebelum pembuatan SOP ada beberapa hal
yang harus dipriotaskan dalam penyusunan SOP tersebut, serta melakukan
pilihan-pilihan proses kerja, perlu dikaji isu-isu sbb:
1. Bagaimana
dampak yang timbul, positif atau negatif terhadap pelayanan pasien.
2. Bagaimana
dampak terciptanya masalah pada staf/petugas.
3. Apakah
proses kerja tersebut menciptakan limbah, masalahwaktu, keperluan peralatan
baru, pengulangan pekerjaan.
4. Dampakdampak
spesifik lainnya untuk Rumah Sakit.
Maka
dari hal-hal tersebut dapat dipilih SOP yang ditentukan dengan skala prioritas.
B.
Prinsip dalam penulisan SOP
1. Tetapkan,
telaah kebijakan yang mendasari suatu prosedur/proses kerja.
2. Pertimbangkan
prosedur merupakan suatu prosedur menyeluruh atau terdiri dari kumpulan
beberapa prosedur yang lebih kecil (terutama bila prosedur tersebut cukup
panjang, dipecah-pecah, misalnya: Tahap Persiapan, Tahan Kegiatan Awal, Tahap
Akhir, Tahap Evaluasi, dsb).
3. Kapan
SOP dibuat, sedapatnya sebelum sesuatu proses kerja baru dilaksanakan.
4. Cari
literatur dan informasi lain yang terkait yang mendukung prosedur tersebut.
5. Cari
masukan dari staf/petugas terkait agar tidak bersifat terlalu otoriter
6. Tetapkan
prosedur tersebut adalah wajib atau sebagai pedoman. Bila wajib, harus jelas
bahwa SOP tersebut harus dilaksanakan dengan tidak ada langkah-langkah lain.
Kalau sebagai pedoman, maka ada peluang untuk langkah alternatif sebagian atau
seluruh bagian.
7. Tetapkan
hasil (outcome) yang diharapkan.
8. Tuliskan
fasilitas yang diperlukan.
9. Tetapkan
siapa yang berwenang melaksanakan prosedur tersebut.
10. Langkah-langkah disusun berdasarkan logika,
untuk menyelesaikan proses kerja secara efektif, efisien, dan aman.
11. Agar dibuat sistem penomoran SOP yang
terorganisir dan independen.
12. Sosialisasikan SOP
13. Revisi SOP dilakukan sesuai kebutuhan
perkembangan: ilmu, informasi lain, perubahan unit/struktur.
C.
Siapa yang seharusnya menulis SOP
Seorang atau kelompok pembuat SOP hendaklah mempunyai
tingkat pengetahuan lebih akurat dan pernah mengalami perkerjaan tersebut. Seperti
petugas yang akan melaksanakan proses kerja, petugas yang akan melaksanakan
pemeliharaan alat yang digunakan dalam proses kerja tersebut, penulis yang
sudah biasa menulis SOP, petugas Kesehatan Lingkungan / K3 / Infeksi
Nosokomial. Seandainya Pembuat
SOP dekat dengan pekerjaan, uraian prosedur akan lebih komunikatif, efisien,
efektif dan sesuai dengan kebutuhan kerja. Banyak prosedur tidak dirancang dan
tidak dikembangkan secara akurat dan ilmiah. Metode pengujian dapat dipakai
antara lain, metode standard ISO; dan dari beberapa operasi standar ISO dapat
dipakai dalam pembuatan SOP.
D. SOP merupakan produk Hukum
SOP harus diyakini sebagai persetujuan yang dibuat
lembaga pemerintahan dalam Aturan, Surat keputusan, Memo yang secara juridis
syah. Dengan kata lain suatu SOP yang hendak dipakai harus terlibih dulu dibuat SKnya. Ini penting, karena SOP merupakan suatu produk
hukum, atau paling tidak merupakan Juknis dalam internal lembaga tersebut.
Pengingkaran terhadap SOP dapat merupakan pelanggaran hukum dan dapat dituntut
secara hukum, untuk menilai pengingkaran perlu menusuri atau mengidentifikasi
pelaksanaan SOP dan pembuktiannya, umpamanya: seorang Polisi detasemen 88
menembak mati seorang teroris, tanpa ada peringatan, ini merupakan kesalahan
prosedur, Polisi dapat dituntut secara hukum; Seorang mahasiswa riset
melaksanakan pengambilan data tanpa persetujuan pembimbing skripsi, juga
merupakan pelanggaran prosedur, dan dapat diberi sanksi.
3.12 Evaluasi
- Tujuan : membudayakan internal audit
- Evaluasi dilaksanakan
o
berkala, maksimal 3 th sekali
o
sesuai kebutuhan dalam melaksanakan SOP tersebut
- Tetapkan pelaksana evaluasi
- Buat protap tata cara evaluasi SOP
- Kembangkan format/check list evaluasi
- Hasil evaluasi
OKE... SIP(Y)
BalasHapusmantul
BalasHapus