PRINSIP-PRINSIP SOP

2.1  Prinsip SOP

2.1.1        Prinsip Penyusunan SOP

a.       Penyusunan SOP harus mengacu pada SOTK, TUPOKSI, serta alur dokumen.

b.      Prosedur kerja menjadi tanggung jawab semua anggota organisasi.

c.       Fungsi dan aktivitas dikendalikan oleh prosedur, sehingga perlu dikembangkandiagram alur dari kegiatan organisasi.

d.      SOP didasarkan atas kebijakan yang berlaku.

e.       SOP dikoordinasikan untuk mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan/penyimpangan.

f.       SOP tidak terlalu rinci.

g.      SOP dibuat sesederhana mungkin.

h.      SOP tidak tumpang tindih, bertentangan atau duplikasi dengan prosedur lain.

i.        SOP ditinjau ulang secara periodik dan dikembangkan sesuai kebutuhan.

2.1.2        Prinsip Pelaksanaan SOP

Pelaksanaan SOP harus memenuhi prinsip sebagai berikut:

                                   a.            Konsisten. SOP harus dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke waktu, oleh siapa pun dan dalam kondisi apa pun oleh seluruh pejabat dan pelaksana di lingkungan Inspektorat Jenderal Departemen Agama.

                                  b.            Komitmen.  SOP harus dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab dari seluruh jajaran organisasi, dari level yang paling rendah sampai yang tertinggi.

                                   c.            Perbaikan berkelanjutan.  Pelaksanaan SOP harus terbuka terhadap segala penyempurnaan untuk memperoleh prosedur yang benar-benar efisien dan efektif.

                                  d.            Mengikat. SOP harus mengikat pelaksana dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan prosedur standar yang telah ditetapkan.

                                   e.            Seluruh unsur memiliki peran penting.  Seluruh pegawai berperan dalam setiap prosedur yang distandarkan. Jika ada pegawai  yang tidak melaksanakan perannya dengan baik, maka akan mengganggu keseluruhan proses, yang akhirnya juga berdampak pada proses penyelenggaraan pemerintahan.

                                   f.            Didokumentasikan dengan baik. Seluruh prosedur yang telah distandarkan harus didokumentasikan dengan baik, sehingga dapat selalu dijadikan referensi.

PENGERTIAN SOP (Standard Operating Prosedur)

Standard Operating Procedure (SOP)

2.1  Pengertian

2.1.1        Pengertian Standard (Standar)

“Something used as a measure, norm, or model in comparative evaluations” (Oxford Dictionary). Sesuatu yang digunakan sebagai ukuran, norma, atau model dalam evaluasi komparatif.

2.1.2        Pengertian Operating (Operasional)

“Control the functioning of (a machine, process, or system)” (Oxford Dictionary). Mengontrol fungsi (mesin, proses, atau sistem).

2.1.3        Pengertian Procedure (Prosedur)

“An established or official way of doing something” (Oxford Dictionary). Cara yang tersusun atau resmi melakukan sesuatu

2.1.4        Pengertian Standard Operational Procedure (SOP)

Menurut Tjipto Atmoko, Standar Operasional Prosedur merupakan suatu pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan  sesuai denga fungsi dan alat penilaian kinerja instansi pemerintah berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif dan prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.

2.2   Dasar Hukum SOP

1.      Undang-undang  Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 144, tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5063)

2.      Undang-Undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan (lembaran Negara Repulik Indonesia tahun 2009 nomor 152 , tambahan lembaran Negara nomoor 5071)

3.      Permen PAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan.

2.3  Tujuan dan Manfaat SOP

SOP (Standar Operasional Prosedur) merupakan dokumen yang berisi langkah-langkah/sistematika  kerja dalam sebuah organisasi. Dari beberapa pengertian SOP menurut para ahli, tujuan utama dari penyusunan SOP adalah untuk mempermudah setiap proses kerja dan meminimalisir adanya kesalahan di dalam proses pengerjaannya. Adapun tujuan dari penyusunan SOP diantaranya :

                     a.            Agar petugas atau pegawai menjaga konsisitensi dan tingkat kinerja petugas atau pegawai atau tim dalam organisasi atau unit kerja.

                    b.            Agar mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap–tiap posisi dalam organisasi.

                     c.            Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas atau pegawai terkait.

                    d.            Melindungi organisasi atau unit kerja dan petugas atau pegawai dari malpraktek atau kesalahan administrasi lainnya.

                     e.            Untuk menghindari kegagalan atau kesalahan, keraguan, duplikasi dan inefisiensi.

                     f.            Memberikan keterangan tentang dokumen- dokumen yang dibutuhkan dalam suatu proses kerja.

Manfaat yang didapat dengan pembuatan Standar Operasional Prosedur ini diantaranya:

                     a.            Efisiensi Waktu, karena semua proses  menjadi lebih cepat ketika pekerjaan itu sudah terstruktur secara sistematis dalam sebuah dokumen tertulis. Semua kegiatan karyawan sudah tercantum dalam SOP sehingga mereka tahu apa yang harus dilakukan selama masa kerja.

                    b.            Memudahkan tahapan pelayanan yang diberikan kepada masyarakat sebagai konsumen dilihat dari sisi kesederhanaan alur pelayanan.

                     c.            Kesungguhan  karyawan dalam memberikan pelayanan,  terutama  terhadap  konsistensi  waktu  kerja  sesuai  ketentuan  yang  berlaku. Ini merupakan standardisasi bagaimana seorang karyawan menyelesaikan tugasnya.

                    d.            Dapat digunakan sebagai sarana untuk mengkomunikasikan pelaksanaan suatu pekerjaan.

                     e.            Dapat digunakan sebagai sarana  acuan dalam melakukan penilaian terhadap proses layanan. Jika karyawan bertindak tidak sesuai dengan SOP berarti dia memiliki nilai kurang dalam melakukan layanan.

                     f.            Dapat digunakan sebagai sarana mengendalikan dan mengantisipasi apabila terdapat suatu perubahan sistem.

                    g.            Dapat digunakan sebagai daftar yang digunakan secara berkala oleh pengawas ketika diadakan audit. SOP yang valid akan mengurangi beban kerja. Bersamaan dengan itu dapat juga meningkatkan comparability, credibility dan defensibility.

                    h.            Membantu pegawai menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari.

                      i.            Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugas.